Zehn Jahre Papierkram an einem Wochenende digitalisieren

Ein Regalmeter Ordner sind ungefähr 5.000 Blatt Papier. Klingt nach einem Monat Arbeit – ist aber mit der richtigen Reihenfolge ein Wochenende. So sind wir (und viele unserer Nutzer:innen) vorgegangen.

Samstag: Erfassen, nicht sortieren

Der wichtigste Trick: Sortiere nichts vorab. Jede Minute, die du in alte Ordnungssysteme steckst, ist verloren – die KI-Sortierung ordnet ohnehin neu ein.

• Ordner für Ordner durchgehen, Heftstreifen lösen, Stapel bilden
• Im Stapel-Modus fotografieren: 50 Seiten am Stück sind realistisch
• Zerknittertes glattstreichen, der Rest ist Randerkennung

Nach unserer Erfahrung schaffst du so 1.500 bis 2.000 Seiten pro Tag – mit Kaffeepausen.

Sonntag: Prüfen und loslassen

Am zweiten Tag kontrollierst du stichprobenartig die automatische Benennung und Zuordnung. Typische Quote: über 95 Prozent sitzen sofort, der Rest ist in einer Stunde nachsortiert.

Dann die eigentliche Mutprobe: das Papier wegwerfen. Behalte nur, was rechtlich im Original existieren muss (Urkunden, notarielle Verträge) – für alles andere ist das durchsuchbare PDF/A dein neues Original.

Was danach anders ist

Die Steuererklärung sucht sich ihre Belege selbst zusammen, die Versicherungsnummer findest du im Zug, und das Regal gehört wieder den Büchern.